АИС Абитуриент СФУ
01.01.2022По настоящее время
Разработка информационной системы для онлайн‑поступления в крупнейший вуз Восточной Сибири
Технологии
Node JS
Nest JS
React JS
Redux
Figma
PostgreSQL
15000
часов разработки20
специалистов в команде на проект01
номинацииОписание
Рассказываем о том, как автоматизировали приемную кампанию университета СФУ — одного из самых крупных вузов страны. С помощью автоматизированной информационной системы университет принял около 93 000 заявлений, от 24 000 абитуриентов — на программы бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры. Интегрировали сервис с ФИС и ЕПГУ, упростили подачу заявлений для абитуриентов и облегчили работу сотрудников приемной комиссии.
Задача
Университету нужно было новое решение, удобное для сотрудников и абитуриентов. Требовалось реализовать двухсторонний обмен данными с ЕПГУ, получение информации из ФИС, использование простых электронных подписей. Заказчик хотел получить современный сервис, который поддержит имидж СФУ, как ведущего вуза Восточной Сибири, укрепит его собственный бренд.
ERP должна была включать в себя:
личный кабинет поступающего;
личный кабинет оператора;
сервисы проведения экзаменов;
формирование списков зачисленных студентов;
возможность заключать договоры на обучение, заверять заявления, соглашения на передачу персональных данных и другие документы удаленно с помощью электронной подписи.
Проблема
СФУ создан в 2006 году, и с тех пор дипломы о высшем образовании здесь получили более 100 000 выпускников. Ежегодно университет набирает на первый курс более 5300 человек. Количество заявлений, которые необходимо принять от абитуриентов — более 90 000.
Ранее у сотрудников было собственное решение для автоматизации, но каждый год появлялись новые требования к приемной кампании от государства, понадобилась интеграция с ФИС и ЕПГУ. Поэтому руководство обратилось к нам, чтобы с нуля создать новый кастомный сервис, который сможет закрыть все задачи СФУ, связанные с набором студентов.
Решение
На реализацию проекта у нас было мало времени, так как фактически разработка началась с середины января 2022 года — до начала приемной кампании оставалось всего 5 месяцев.
В основе архитектуры приложения лежат элементы чистой архитектуры. Внедрили в наше решение микросервисную архитектуру, развернули его в ЦОДе СФУ с применением Kubernetes.
Приступили к разработке сервиса вместе с нашими партнерами — командой Бро.Agency: с их стороны были аналитика и UX/UI‑дизайн.
Абитуриенты СФУ могут подавать заявления несколькими способами:
через Единый Портал Госуслуг — ЕПГУ;
онлайн с помощью компьютера или через мобильное приложение СФУ;
офлайн в университете;
почтой России.
Мы предусмотрели варианты для любого сценария:
Настроили интеграцию с ФИС и ЕПГУ: с помощью личного кабинета абитуриенты могут подавать, редактировать и отслеживать статус заявления, поданного на Госуслугах;
Разработали пошаговую форму для подачи заявления в Личном кабинете АИС с интуитивным интерфейсом, продумали защиту от ошибок: подать заявление неправильно сложно — не до конца заполненный документ нельзя отправить;
Дали возможность создавать и редактировать заявление через личный кабинет оператора — для абитуриентов, которые приходят в университет лично. Также сотрудники университета могут модерировать заявления, поступающие из системы ЕПГУ.
Структура организации и личный кабинет оператора
СФУ — многопрофильный ВУЗ, который, при создании, объединил несколько разных университетов. Из‑за этого он имеет сложную структуру: 22 института, 3 филиала, 6 научно‑образовательных центров, 108 лабораторий, 32 базовые кафедры.
Мы упорядочили базу данных о подразделениях и сотрудниках, чтобы руководители могли видеть количество задействованных людей и управлять доступом к информации.
Обычно в приемной кампании СФУ участвуют около 300 операторов. Они принимают заявления, консультируют абитуриентов и выполняют всю работу, связанную с приемной кампанией. Мы погрузились в эти процессы и разработали личный кабинет оператора, в котором можно:
формировать заявления от абитуриентов, обратившихся в университет лично;
обрабатывать заявления, поданные онлайн и офлайн, а также через ЕПГУ — редактировать, модерировать;
записывать абитуриентов на экзамены, засчитывать преимущества, получать необходимые согласия;
управлять контентной частью мобильного приложения — заполнять описание направлений подготовки, раздел ответов на часто задаваемые вопросы, раздел с полезной для поступающих информацией, создавать расписание событий для календаря;
управлять распределением ролей пользователей: создавать любые группы через интерфейс и наделять их правами. Например, одному институту дать больше прав, чем другому — в зависимости от их бизнес‑процессов. Каждый оператор может быть привязан к одному или нескольким институтам.
Личный кабинет абитуриента и мобильное приложение
Подать заявление можно с помощью формы в личном кабинете. Мы продумали ее логику так, чтобы заполнить ее неправильно было сложно. Заявление с ошибочными данными или без нужных документов просто не получится отправить.
Чтобы пользоваться информационной системой СФУ было удобнее, мы разработали кроссплатформенное мобильное приложение для абитуриентов. В нем доступен весь необходимый поступающим функционал:
авторизация в личном кабинете абитуриента;
просмотр информации о вузе: направления подготовки, контактные данные, ближайшие университетские события;
калькулятор ЕГЭ: позволяет отметить сданные экзамены и выбрать направление, на которое можно поступить с таким набором;
просмотр конкурсных списков;
просмотр списков поступающих;
интегрированный чат с оператором.
Документы
Добавили в ERP модуль, автоматизирующий документооборот, чтобы снизить нагрузку на операторов, сэкономить их время. Система автоматически формирует заявления, составляет отчеты, заполняет большое количество бланков. Доступны форматы Excel и PDF.
Многие абитуриенты подают заявления из других городов. Чтобы они могли заверить документы или заключить договор с вузом без личного визита, мы предусмотрели возможность использовать простую электронно‑цифровую подпись. Для этого абитуриенту нужно ввести цифровой код, который приходит в смс‑сообщении.
Интеграция с ФИС и ЕПГУ
Сложной частью разработки оказалась настройка интеграции с двумя общероссийскими сервисами — ФИС и с суперсервисом ЕПГУ «Поступление в вуз онлайн». Обмен данными с Госуслугами должен быть двусторонним: в АИС Абитуриент должны поступать заявления, поданные через ЕПГУ, и наоборот.
С этим возникли проблемы:
Иногда суперсервис приема был недоступен, не справлялся с нагрузками и его работа сопровождалась ошибками. В этом случае приходилось вручную переотправлять данные, которые вернулись из‑за ошибки и не были приняты порталом;
Сроки реализации суперсервиса ЕПГУ и выдачи нам API значительно сдвинулись. В процессе приемной кампании на портале дорабатывались методы, соответственно менялось API, и нам приходилось в режиме реального времени подстраивать свое приложение под эти изменения.
Но над проектом работала большая команда, поэтому мы оперативно справлялись с проблемами и доработками прямо в процессе приемной кампании.
Результат
Мы изучили бизнес‑процессы и разработали кастомную информационную систему, в которой «клиентами» являются абитуриенты. Учли все потребности сотрудников приемной комиссии и снизили для них количество рутинной работы. Продумали удобный и понятный интерфейс, в котором легко разобраться даже далекому от технологий человеку.
Мобильное приложение упростило подачу заявлений для поступающих и позволило отслеживать их статус.
В результате наш продукт позволил СФУ успешно провести приемную кампанию 2022.
Свяжитесь с нами
Команда KozhinDev разработала АИС для оптимизации бизнес‑процессов нашей приемной комиссии, осуществляла техническую поддержку операторов на протяжении всей приемной кампании. Проявили себя как профессионалы своего дела, готовые не только прийти на помощь клиенту, но и, разобравшись в тонкостях процесса и организационной структуры, выносить свои предложения по их оптимизации.
Белозёрова Яна, начальник отдела организационно‑документационного сопровождения приемной кампании