АИС Абитуриент СФУ
01.01.2022По настоящее время
Разработка информационной системы для онлайн-поступления в крупнейший вуз Восточной Сибири
Технологии
Node JS
Nest JS
React JS
Redux
PostgreSQL
Figma
15 000
часов разработки20
специалистов в команде на проектОписание
Рассказываем о том, как автоматизировали приемную кампанию университета СФУ — одного из самых крупных вузов страны. С помощью автоматизированной информационной системы университет принял около 93 000 заявлений, от 24 000 абитуриентов — на программы бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры. Интегрировали сервис с ФИС и ЕПГУ, упростили подачу заявлений для абитуриентов и облегчили работу сотрудников приемной комиссии.
01
Задача
Университету нужно было новое решение, удобное для сотрудников и абитуриентов. Требовалось реализовать двухсторонний обмен данными с ЕПГУ, получение информации из ФИС, использование простых электронных подписей. Заказчик хотел получить современный сервис, который поддержит имидж СФУ, как ведущего вуза Восточной Сибири, укрепит его собственный бренд.
ERP должна была включать в себя:
личный кабинет поступающего;
личный кабинет оператора;
сервисы проведения экзаменов;
формирование списков зачисленных студентов;
возможность заключать договоры на обучение, заверять заявления, соглашения на передачу персональных данных и другие документы удаленно с помощью электронной подписи.
02
Проблема
СФУ создан в 2006 году, и с тех пор дипломы о высшем образовании здесь получили более 100 000 выпускников. Ежегодно университет набирает на первый курс более 5300 человек. Количество заявлений, которые необходимо принять от абитуриентов — более 90 000.
Ранее у сотрудников было собственное решение для автоматизации, но каждый год появлялись новые требования к приемной кампании от государства, понадобилась интеграция с ФИС и ЕПГУ. Поэтому руководство обратилось к нам, чтобы с нуля создать новый кастомный сервис, который сможет закрыть все задачи СФУ, связанные с набором студентов.
03
Решение
На реализацию проекта у нас было мало времени, так как фактически разработка началась с середины января 2022 года — до начала приемной кампании оставалось всего 5 месяцев.
В основе архитектуры приложения лежат элементы чистой архитектуры. Внедрили в наше решение микросервисную архитектуру, развернули его в ЦОДе СФУ с применением Kubernetes.
Приступили к разработке сервиса вместе с нашими партнерами — командой Бро.Agency: с их стороны были аналитика и UX/UI-дизайн.
Абитуриенты СФУ могут подавать заявления несколькими способами:
через Единый Портал Госуслуг — ЕПГУ;
онлайн с помощью компьютера или через мобильное приложение СФУ;
офлайн в университете;
почтой России.
Мы предусмотрели варианты для любого сценария:
Настроили интеграцию с ФИС и ЕПГУ: с помощью личного кабинета абитуриенты могут подавать, редактировать и отслеживать статус заявления, поданного на Госуслугах;
Разработали пошаговую форму для подачи заявления в Личном кабинете АИС с интуитивным интерфейсом, продумали защиту от ошибок: подать заявление неправильно сложно — не до конца заполненный документ нельзя отправить;
Дали возможность создавать и редактировать заявление через личный кабинет оператора — для абитуриентов, которые приходят в университет лично. Также сотрудники университета могут модерировать заявления, поступающие из системы ЕПГУ.
04
Структура организации и личный кабинет оператора
СФУ — многопрофильный ВУЗ, который, при создании, объединил несколько разных университетов. Из-за этого он имеет сложную структуру: 22 института, 3 филиала, 6 научно-образовательных центров, 108 лабораторий, 32 базовые кафедры.
Мы упорядочили базу данных о подразделениях и сотрудниках, чтобы руководители могли видеть количество задействованных людей и управлять доступом к информации.
Обычно в приемной кампании СФУ участвуют около 300 операторов. Они принимают заявления, консультируют абитуриентов и выполняют всю работу, связанную с приемной кампанией. Мы погрузились в эти процессы и разработали личный кабинет оператора, в котором можно::
формировать заявления от абитуриентов, обратившихся в университет лично;
обрабатывать заявления, поданные онлайн и офлайн, а также через ЕПГУ — редактировать, модерировать;
записывать абитуриентов на экзамены, засчитывать преимущества, получать необходимые согласия;
управлять контентной частью мобильного приложения — заполнять описание направлений подготовки, раздел ответов на часто задаваемые вопросы, раздел с полезной для поступающих информацией, создавать расписание событий для календаря;
управлять распределением ролей пользователей: создавать любые группы через интерфейс и наделять их правами. Например, одному институту дать больше прав, чем другому — в зависимости от их бизнес-процессов. Каждый оператор может быть привязан к одному или нескольким институтам.
Личный кабинет абитуриента и мобильное приложение
Подать заявление можно с помощью формы в личном кабинете. Мы продумали ее логику так, чтобы заполнить ее неправильно было сложно. Заявление с ошибочными данными или без нужных документов просто не получится отправить.
Чтобы пользоваться информационной системой СФУ было удобнее, мы разработали кроссплатформенное мобильное приложение для абитуриентов. В нем доступен весь необходимый поступающим функционал:
авторизация в личном кабинете абитуриента;
просмотр информации о вузе: направления подготовки, контактные данные, ближайшие университетские события;
калькулятор ЕГЭ: позволяет отметить сданные экзамены и выбрать направление, на которое можно поступить с таким набором;
просмотр конкурсных списков;
просмотр списков поступающих;
интегрированный чат с оператором.
Документы
Добавили в ERP модуль, автоматизирующий документооборот, чтобы снизить нагрузку на операторов, сэкономить их время. Система автоматически формирует заявления, составляет отчеты, заполняет большое количество бланков. Доступны форматы Excel и PDF.
Многие абитуриенты подают заявления из других городов. Чтобы они могли заверить документы или заключить договор с вузом без личного визита, мы предусмотрели возможность использовать простую электронно-цифровую подпись. Для этого абитуриенту нужно ввести цифровой код, который приходит в смс-сообщении.
Интеграция с ФИС и ЕПГУ
Сложной частью разработки оказалась настройка интеграции с двумя общероссийскими сервисами — ФИС и с суперсервисом ЕПГУ «Поступление в вуз онлайн». Обмен данными с Госуслугами должен быть двусторонним: в АИС Абитуриент должны поступать заявления, поданные через ЕПГУ, и наоборот.
С этим возникли проблемы:
Иногда суперсервис приема был недоступен, не справлялся с нагрузками и его работа сопровождалась ошибками. В этом случае приходилось вручную переотправлять данные, которые вернулись из-за ошибки и не были приняты порталом;
Сроки реализации суперсервиса ЕПГУ и выдачи нам API значительно сдвинулись. В процессе приемной кампании на портале дорабатывались методы, соответственно менялось API, и нам приходилось в режиме реального времени подстраивать свое приложение под эти изменения.
Но над проектом работала большая команда, поэтому мы оперативно справлялись с проблемами и доработками прямо в процессе приемной кампании.
Результат
Мы изучили бизнес-процессы и разработали кастомную информационную систему, в которой «клиентами» являются абитуриенты. Учли все потребности сотрудников приемной комиссии и снизили для них количество рутинной работы. Продумали удобный и понятный интерфейс, в котором легко разобраться даже далекому от технологий человеку.
Мобильное приложение упростило подачу заявлений для поступающих и позволило отслеживать их статус.
В результате наш продукт позволил СФУ успешно провести приемную кампанию 2022.
Кейсы
Предыдущий кейс
Golden Bee
Следующий кейс
КНП
Свяжитесь с нами
Команда KozhinDev разработала АИС для оптимизации бизнес-процессов нашей приемной комиссии, осуществляла техническую поддержку операторов на протяжении всей приемной кампании. Проявили себя как профессионалы своего дела, готовые не только прийти на помощь клиенту, но и, разобравшись в тонкостях процесса и организационной структуры, выносить свои предложения по их оптимизации.
Белозёрова Яна, начальник отдела организационно-документационного сопровождения приемной кампании